REGLEMENT VOOR DEELNAME AAN LABORAMA 2011

Dit reglement is van toepassing op elke vakbeurs Laborama die door UDIAS wordt georganiseerd. In 2011 omvat Laborama 1 vakbeurs van 2 dagen, waarvoor exposanten kunnen inschrijven. Alle prijzen die vermeld worden zijn geldig voor 1 vakbeurs en zijn excl. BTW.

1. Inschrijving voor deelname aan Laborama is bindend.

2. Deelnemers aan Laborama verbinden zich ertoe enkel producten en/of diensten voor te stellen die rechtstreeks verband houden met de Laboratoriumsector.
Zowel leden als niet-leden van UDIAS kunnen zich inschrijven voor deelname aan de vakbeurs Laborama. Niet-leden kunnen enkel worden toegelaten indien het bestuur van UDIAS van oordeel is dat de commerciële activiteit van de aanvrager voldoende verband houd met de laboratoriumsector.
Bovendien behoudt de organisator zich het recht voor om inschrijvingen van bedrijven af te wijzen die niet in België gevestigd zijn of geen rechtstreekse commerciële activiteit in België uitvoeren.

3. De organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde en voor welke reden ook een aanvraag voor deelname aan Laborama te aanvaarden of te weigeren.

4. De prijs van een stand wordt in 1 keer gefactureerd. De factuur voor de standreservatie dient op vervaldag voldaan te worden en uiterlijk 2 weken voor de aanvang van de beurs. Indien het verschuldigd bedrag, niet of niet volledig voldaan is, is het bestuur bevoegd de deelname te beëindigen waarbij de exposant gehouden is het bedrag te betalen dat hij vooralsnog verschuldigd is volgens
artikel 8 van het tentoonstellingsreglement.

5. De forfaitaire prijs per module van 12m² voor een standaard stand op Laborama Brussels is:
Voor UDIAS leden : EUR 2.200,00
Voor niet-UDIAS leden: EUR 2.850,00
UDIAS leden genieten van deze belangrijke korting op voorwaarde dat :
- zij reeds lid zijn van UDIAS op het ogenblik van hun inschrijving en hun lidgeld betaald hebben voor het volledig jaar 2010
- zij minstens gedurende het volledige jaar 2011 lid blijven van UDIAS
- zij geen betalingsvertraging hebben tov UDIAS (met uitzondering van een geaccepteerde betwisting).

6. Vermelde prijzen zijn exclusief 21% BTW.
Door het toepassen van de Belgische BTW-wetgeving zijn wij als organisator verplicht BTW aan te rekenen aan de buitenlandse exposanten.
Alle exposanten, ook buitenlandse, zijn bijgevolg voor alle dienstprestaties in het kader van een beursdeelname (incl. stand) BTW verschuldigd uit hoofde van de Belgische wetgeving.
Buitenlandse exposanten kunnen terugbetaling van de Belgische BTW vragen, voor zover de exposant een gelijkaardige belastingplichtige is in eigen land.

'De nieuwe regels kenmerken zich vooral door het feit dat de teruggaafverzoeken van de buitenlandse btw vanaf 1 januari 2010 door de aanvrager of zijn gevolmachtigde zonder enige mogelijke afwijking zullen moeten worden ingediend :
• bij de bevoegde autoriteiten van de lidstaat van vestiging van de aanvrager
• langs elektronische weg – en dus niet meer op papier- via het elektronisch portaal dat daartoe door de
lidstaat van vestiging van de aanvrager ter beschikking wordt gesteld.

….. Anderzijds moet de in een andere lidstaat van de EU gevestigde belastingplichtige zijn verzoek tot teruggaaf van Belgische btw indienen via de elektronische portaalsite die hem daartoe door zijn lidstaat van vestiging ter beschikking wordt gesteld. Dit verzoek moet beantwoorden aan de basis- en vormvoorwaarden zoals die door genoemde Richtlijn en door België, als lidstaat van teruggaaf, worden bepaald. De lidstaat van vestiging van de aanvrager zendt het verzoek, na een eerste controle, op elektronische wijze toe aan België waar het zal worden behandeld door het Centraal btw-Kantoor voor Buitenlandse Belastingplichtigen, Cel teruggaaf.
Bron : Ministerie van Financiën'
Voor bijkomende informatie kunt u zich richten tot:
Federale Overheidsdienst Financiën
Centraal btw-kantoor der buitenlandse belastingplichtingen - Dienst Controle
Paleizenstraat 48 - 6de verdieping
1030 Brussel
België.
Tel.: 0032 257 740 70
Fax: 0032 257 963 59
E-mail: contr.btw.ckbb@minfin.fed.be
De gewijzigde wetgeving op BTW voor buitenlandse exposanten is van kracht sedert 1 juli 2009.

7. UDIAS aanvaardt inschrijvingen tot 5 weken voor het evenement. Na deze datum kan UDIAS de aanvaarding van de exposanten niet meer garanderen, noch voor de catalogus noch als exposant.
Deze regel geldt ook in geval van openstaande facturen voor standreservatie op 2 weken voor het evenement.

8. Een exposant die zich al inschreef en voor welke reden ook zijn beursdeelname annuleert, dient volgende kosten in ieder geval te vergoeden aan UDIAS:
- van 60 dagen tot 30dagen voor de aanvang van het evenement: 30% van het totale bedrag
- van 30 dagen tot 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 50% van het totaal bedrag.
- minder dan 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 75% van het totaal bedrag.

9. Elke inschrijving voor deelname aan Laborama, wordt binnen de 3 weken volgend op de datum van ontvangst bij de organisator, door deze laatste per e-mail bevestigd of afgewezen. De afwijzing zal niet gemotiveerd worden door de organisator. Indien de (kandidaat) exposant 3 weken na zijn inschrijving geen antwoord ontvangt van de organisator, dient hij zijn inschrijving als niet-bestaand te beschouwen en een nieuwe aanvraag voor deelname in te dienen.

10. De stands op Laborama zijn opgebouwd uit modules van 12m². Elke stand van 12m² is standaard als volgt uitgerust:
lichtgrijze scheidingswanden, wit aluminium frame, fries met standnummer en naam van de exposant (standaardbelettering), 4 spots, 1 elektriciteitsaansluiting met maximaal vermogen van 2000W. De vloer is bekleed met tapijt.
Op vraag van de exposant en mits een meerprijs kan een reserve/pantry voorzien worden in de stand.

11. Minimum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt van exposanten is 12m²(= 1 module), maximum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt is 72m²(= 6 modules). Stands van 60m² (= 5 modules) zijn niet toegelaten evenmin als L-vormige stands.
Bij reservaties van een oppervlakte van 48m² en van 72m² is het voor de exposant mogelijk:
- een opstelling van de modules in lijn (modules naast mekaar) te reserveren
- een opstelling van de modules in blok te reserveren (modules in rug aan rug opstelling, zonder tussenwanden)
- een opstelling van de modules in face to face opstelling te vragen. Het aantal modules aan weerszijde van het gangpad dienen gelijk te zijn, waarbij een minimum van 2 modules in lijn tegenover elkaar en een maximum van 3 modules in lijn tegenover elkaar gereserveerd kan worden. Het is niet toegelaten om het gangpad op welke wijze ook te beschouwen als onderdeel van de gereserveerde oppervlakte.
Het gangpad houdt als enige functie: de vlotte doorstroming van personen.

Voor reservaties van minder dan 48m² worden de modules altijd in lijn gereserveerd.

12. De stands hebben een maximum hoogte van 2,5m en worden opgebouwd zoals omschreven in artikel 10. De binnenbekleding en decoratie van de stand wordt uitgevoerd door de exposant en mag op geen enkele manier de afmetingen van de stand overschrijden, noch in hoogte, noch in oppervlakte. De exposant mag geen andere vloer(bekleding) plaatsen in zijn stand dan deze die geplaatst wordt door de organisator.
Tevens is het de exposant niet toegestaan op eigen initiatief welk onderdeel ook van de hun door UDIAS geleverde stand te verwijderen tijdens opbouw, afbouw en de ganse duur van de beurs.
Het is de exposanten niet toegelaten om voorwerpen, voor welk doeleinde ook, te (laten) bevestigen aan het plafond van de beurshal.
Beschadigingen aan het ter beschikking gesteld materiaal moeten door de exposant vergoed worden.

13. In de forfaitaire huurprijs per module van 12m² is begrepen : de huur van de oppervlakte, de stand, verlichting (zie artikel 5) , de toegangskaarten voor de bezoekers, promotiemateriaal (= zelfklevers, affiches en digitaal logo van Laborama), de inschrijving in de gedrukte catalogus à rato van 10 regels (max. 700 karakters incl. spaties, cijfers, …) in 2 talen per module van 12m², vermelding van firmanaam en standnummer in de on-line exposantenlijst
De teksten in de taal van uw keuze worden via de bestelmodule op de Laborama website www.laborama.be verstuurd naar de organisator.
De verantwoordelijkheid voor de in de catalogus en op de website opgenomen gegevens ligt volledig bij de exposant. Hij is rechtstreeks verantwoordelijk voor het invoeren van juiste adresgegevens, teksten, selectie van productrubrieken, opnemen van zijn logo,… UDIAS kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor vergissingen van welke aard ook die in dit verband gemaakt worden.
UDIAS aanvaardt ook geen enkele aansprakelijkheid jegens derden, mochten de exposantengegevens onjuist zijn.

14. Een firma kan opgenomen worden in de catalogus van Laborama zonder deel te nemen aan de vakbeurs. Een opname in de catalogus van Laborama kost EUR 1.500,- (excl. BTW). Deze prijs geldt per vakbeurs en niet per jaargang (indien er in dat jaar meer dan 1 vakbeurs zou worden georganiseerd).

15. Uitsluitend het bestuur van UDIAS bepaalt de indeling van de tentoonstelling en de toewijzing van de standplaatsen.
Bij het toekennen van de standplaatsen wordt rekening gehouden met de volgende criteria:
a. datum van inschrijving
b. gereserveerde oppervlakte
c. UDIAS lid of niet-UDIAS lid
d. datum van betaling van de beursdeelname
Bij de inschrijving staat het de exposant vrij om zijn voorkeur voor een standplaats kenbaar te maken.
Deze informatie is louter indicatief en kan het bestuur onder geen beding binden. Bovendien dient het bestuur de toewijzing van standplaatsen niet te motiveren. Echter, het bestuur verbindt zich ertoe de toewijzing van de standplaatsen naar best vermogen uit te voeren en maximaal rekening te houden met de opgegeven voorkeur volgens bovenvermelde criteria, de beschikbaarheid van standplaatsen en het reglement.

16. Bij gelijke inschrijving (qua datum en/of oppervlakte) van een UDIAS lid en een niet-UDIAS lid, krijgt het UDIAS lid voorrang bij het toekennen van de standplaats.

17. Udias behoudt zich het recht voor de plannen van de beurs te wijzigen en bijgevolg de inplanting van de standenbouw te veranderen indien dit nuttig of noodzakelijk blijkt, zonder dat de exposant recht kan doen gelden op een schadevergoeding. Het grondplan van de beurs wordt ter indicatieve titel verstrekt en zal, wanneer de organisator het noodzakelijk acht, worden aangepast aan de evolutie van de beurs.
In het kader van de optimalisatie van de beurs mag de organisatie beslissen om een exposant een andere standplaats toe te wijzen. Deze nieuwe toewijzing kan enkel gebeuren met het akkoord van de exposant in kwestie.

18. Bijkomende diensten kunnen on-line besteld worden via www.laborama.be bij de diverse leveranciers die opgenomen zijn in het technisch dossier dat ter beschikking is van elke exposant. Deze diensten worden aan de exposanten gefactureerd.

19. Udias biedt de exposanten ook gratis diensten aan.
Hierna volgt een niet-beperkende lijst van gratis aangeboden diensten:
- opname in de zoekmotor en in de online catalogus
- parkeerplaatsen
- exposantendrink
- toegang tot wireless netwerk tijdens de beursdagen
- vermelding van firma op gedrukte beursplattegrond
- logo in de streamer vermeld op de Laborama website
- logo naast de firmanaam in de exposantenlijst op de Laborama website
- Reinigen van de stands en van de gangen
Deze diensten kunnen op geen enkel ogenblik beschouwd worden als een verworven recht en Udias behoudt zich het recht voor de gratis aangeboden diensten te allen tijde te herzien.
D.w.z. dat zij, zonder inspraak van derden, kan beslissen gratis diensten toe te voegen of gratis diensten te schrappen. Exposanten hebben hiertegen geen verhaal.

Exposanten die om welke reden dan ook beslissen om geen beroep te doen op deze diensten, kunnen in geen geval aanspraak maken op financiële compensatie voor genoemde diensten.

20. Opbouw :
De dag vóór de tentoonstelling richten de exposanten hun stands in van 12u00 tot 21u00. De dag van de tentoonstelling kunnen zij de inrichting voltooien van 07u00 tot 09u00.

21. Openingsuren de dag van de tentoonstelling :
24 maart 2011                                         25 maart 2011
bezoekers: van 10u00 tot 17u00    -    bezoekers: van 10u00 tot 17u00
exposanten: van 07u00 tot 18u30  -    exposanten: van 08u30 tot 21u00
De standen moeten bemand zijn tijdens de openingsuren voor de bezoekers.

22. Afbouw :
Aan het einde van de 2de tentoonstellingsdag (25/03/2011) ontruimen de exposanten hun stands volledig van 17u00 tot 21u00.

23. Het is de exposanten niet toegestaan materiaal, producten, documentatie, posters, … te verwijderen van hun stands voor het officiële sluitingsuur van Laborama (vrijdag 17u00) tenzij schriftelijke toelating van de organisatie. De exposant dient hiervoor een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de organisatie.
In het algemeen belang kan de organisatie beslissen om de beurs vroeger te beëindigen, met een maximum van 2 uur.

24. De namen en de standnummers van de exposanten worden door de organisator op de friezen aangebracht. De exposanten mogen geen naam, publiciteit of logo aanbrengen op de bestaande friezen of op de buitenzijde van de stands. Ook in de gangen of andere gemeenschappelijke ruimtes (met inbegrip van de ingangen tot de tentoonstellingen) is het de exposanten niet toegestaan publiciteit te maken of om activiteiten te ontplooien buiten zijn stand.
Inbreuken op deze regel geven aanleiding tot het onmiddellijk verwijderen van de ten onrechte aangebrachte naam, publiciteit, logo….

25. Het is deelnemers verboden, prijslijsten, catalogen, circulaires en dergelijke van door hen of anderen gevoerde goederen buiten de stands te verdelen of te laten verdelen. Enkel op de plaatsen die door UDIAS bestemd worden voor het plaatsen van publiciteit in de tentoonstellingsruimte, mag de exposant gedrukte/geprinte brochures/folders plaatsen. Deze brochures/folders moeten betrekking hebben op de producten die de exposant vertegenwoordigt. Inbreuken vastgesteld op deze regel, zijn aanleiding tot het onmiddellijk verwijderen van de ten onrechte aangebrachte namen, prijslijsten, catalogen, circulaires, brochures/folders, publiciteit, logo’s en dergelijke.

26. De organisator (UDIAS) verzekert het standenmateriaal,
De exposanten zijn verplicht hun eigen materiaal te verzekeren. UDIAS onderschrijft een verzekeringspolis, die de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie tegenover derden dekt.
De exposant is verantwoordelijk voor en is verplicht zich te verzekeren tegen alle schade, van welke aard ook, die veroorzaakt wordt door een fout van zichzelf, zijn personeel, personen die voor hem werken of op elke andere wijze onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

27. In het geval dat de exposant inbreuk pleegt op het reglement, handleiding of op andere wijze in gebreke blijft tov gemaakt afspraken of overeenkomsten, heeft de organisatie het recht de elektriciteit in de stand van de exposant onverwijld af te sluiten tot de betwisting geregeld wordt.

28. Er wordt catering ter beschikking gesteld van de exposanten. Hiervoor voorziet de organisator een zone in de tentoonstellingsruimte.
Exposanten kunnen hun consumpties betalen in de cateringzone(s) ter plaatse: cash, met bancontact of creditcard (Visa) of met vooraf bestelde (en betaalde) vouchers. Niet-gebruikte vouchers worden niet teruggenomen.

29. Na de vakbeurs Laborama (per locatie) wordt een adressenbestand van de bezoekers opgesteld. Dit adressenbestand kan enkel ter beschikking gesteld worden van exposanten die effectief aan de desbetreffende beurs deelnamen. UDIAS behoudt zich het recht voor om deze bestanden tegen betaling ter beschikking te stellen.
De bestanden worden geleverd nadat de exposant zijn factuur voor deze dienst voldaan heeft.

30. Geschillen. De exposanten verbinden zich ertoe de bepalingen van huidig reglement na te leven.
Ieder geschil met betrekking tot Laborama valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel (België) bevoegd.