REGLEMENT VOOR DEELNAME AAN LABORAMA 2013

Dit reglement is van toepassing op elke vakbeurs Laborama die door UDIAS wordt georganiseerd. In 2013 omvat Laborama 1 vakbeurs van 2 dagen, waarvoor exposanten kunnen inschrijven. Alle prijzen die vermeld worden zijn geldig voor 1 vakbeurs en zijn excl. BTW.

1. Inschrijving voor deelname aan Laborama is bindend. Door hun inschrijving verbinden de exposanten zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven, evenals elke nieuwe bepaling die in het belang van de beurs door de organisatoren zou worden aangenomen.

2. Deelnemers aan Laborama verbinden zich ertoe enkel producten en/of diensten voor te stellen die rechtstreeks verband houden met de Laboratoriumsector.
Zowel leden als niet-leden van UDIAS kunnen zich inschrijven voor deelname aan de vakbeurs Laborama. Niet-leden kunnen enkel worden toegelaten indien het bestuur van UDIAS van oordeel is dat de commerciële activiteit van de aanvrager voldoende verband houdt met de laboratoriumsector.
Bovendien behoudt de organisator zich het recht voor om inschrijvingen van bedrijven af te wijzen die niet in België gevestigd zijn of geen rechtstreekse commerciële activiteit in België uitvoeren.

3. Bedrijven schrijven in onder hun eigen naam. Enkel het bedrijf dat zich inschrijft zal door de organisator beschouwd worden als een effectieve exposant. Het is enkel aan dit bedrijf dat de diensten zoals vermeld in het regelement worden aangeboden.
Het is de exposant verboden de aan hem toegewezen stand geheel of gedeeltelijk aan derden, onder welke benaming of welke titel ook, ten gebruiken af te staan.
In geval de exposant beslist zijn stand toch te delen met derden, dan zal dit laatste geen aanspraak kunnen maken op diensten van UDIAS en geen enkel recht kunnen doen gelden.

4. Inschrijven gebeurt enkel online via het inschrijvingsformulier op de website www.laborama.be

5. De organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde en voor welke reden ook een aanvraag voor deelname aan Laborama te aanvaarden of te weigeren.

6. De prijs van een stand wordt in 1 keer gefactureerd. De factuur voor de standreservatie dient op vervaldag voldaan te worden en uiterlijk 2 weken voor de aanvang van de beurs. Indien het verschuldigd bedrag, niet of niet volledig voldaan is, is het bestuur bevoegd de deelname te beëindigen waarbij de exposant gehouden is het bedrag te betalen dat hij vooralsnog verschuldigd is volgens artikel 10 van het tentoonstellingsreglement.

7. De forfaitaire prijs per module van 12m² voor een standaard stand op Laborama Brussels is:
Voor UDIAS leden : EUR 2.250,00
Voor niet-UDIAS leden: EUR 2.900,00
UDIAS leden genieten van deze belangrijke korting op voorwaarde dat :
- zij reeds lid zijn van UDIAS op het ogenblik van hun inschrijving en hun lidgeld betaald hebben voor het volledig jaar 2012
- zij minstens gedurende het volledige jaar 2013 lid blijven van UDIAS
- zij geen betalingsvertraging hebben t.o.v. UDIAS (met uitzondering van een geaccepteerde betwisting).

8. Vermelde prijzen zijn exclusief 21% BTW.
Sinds 1 januari 2011 is BTW verschuldigd in het land waar de exposant gevestigd is.
Buitenlandse exposanten (met niet-Belgische BTW nummers) ontvangen vanaf die datum facturen zonder BTW voor alle dienstprestaties in het kader van een beursdeelname (incl. stand) met uitzondering van catering waarvoor BTW verschuldigd blijft in het land waar de dienst gepresteerd wordt.

9. UDIAS aanvaardt inschrijvingen tot 5 weken voor het evenement. Na deze datum kan UDIAS de aanvaarding van de exposanten niet meer garanderen, noch het aanbieden van alle inbegrepen diensten.
Deze regel geldt ook in geval van openstaande facturen voor standreservatie op 2 weken voor de aanvang van het evenement.

10. Een exposant die zich al inschreef en voor welke reden ook zijn beursdeelname annuleert, dient volgende kosten in ieder geval te vergoeden aan UDIAS:
- meer dan 60 dagen voor de aanvang van het evenement: 10% van het totale bedrag
- van 60 dagen tot 30dagen voor de aanvang van het evenement: 30% van het totale bedrag
- van 30 dagen tot 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 50% van het totaal bedrag
- minder dan 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 75% van het totaal bedrag

11. Elke inschrijving voor deelname aan Laborama, wordt binnen de 3 weken volgend op de datum van ontvangst bij de organisator, door deze laatste per e-mail bevestigd of afgewezen. De afwijzing zal niet gemotiveerd worden door de organisator. Indien de (kandidaat) exposant 3 weken na zijn inschrijving geen antwoord ontvangt van de organisator, dient hij zijn inschrijving als niet-bestaand te beschouwen en een nieuwe aanvraag voor deelname in te dienen.

12. De stands op Laborama zijn opgebouwd uit modules van 12m². Elke stand van 12m² is standaard als volgt uitgerust:
lichtgrijze scheidingswanden, wit aluminium frame, fries met standnummer en naam van de exposant (standaardbelettering), 4 spots, 1 elektriciteitsaansluiting met maximaal vermogen van 2000W (zie ook artikel 28). De vloer en de gangen zijn bekleed met tapijt.
Op vraag van de exposant en mits een meerprijs kan een reserve/pantry voorzien worden in de stand.

13. Minimum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt van exposanten is 12m²(= 1 module), maximum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt is 72m²(= 6 modules). Stands van 60m² (= 5 modules) zijn niet toegelaten evenmin als L-vormige stands.
Bij reservaties van een oppervlakte van 48m² en van 72m² is het voor de exposant mogelijk:
- een opstelling van de modules in lijn (modules naast mekaar) te reserveren
- een opstelling van de modules in blok te reserveren (modules in rug aan rug opstelling, zonder tussenwanden)
- een opstelling van de modules in face to face opstelling te vragen. Het aantal modules aan weerszijde van het gangpad dienen gelijk te zijn, waarbij een minimum van 2 modules in lijn tegenover elkaar en een maximum van 3 modules in lijn tegenover elkaar gereserveerd kan worden. Het is niet toegelaten om het gangpad op welke wijze ook te beschouwen als onderdeel van de gereserveerde oppervlakte.
Het gangpad houdt als enige functie: de vlotte doorstroming van personen.
Voor reservaties van minder dan 48m² worden de modules altijd in lijn gereserveerd.

14.Themaeiland
14.1. De organisator kan beslissen tot het inrichten van een Themaeiland. Deze Themaeilanden worden specifiek voorbehouden voor bedrijven met een nader omschreven specialiteit. Voor 2013 worden 2 themaeiland ingericht , 1 voor bedrijven gespecialiseerd in biotechnologie en 1 voor bedrijven gespecialiseerd in diagnostiek. Exposanten die ervoor opteren hun stand op deze eilanden te reserveren kunnen opteren voor een stand van 9m² of van 12m². Andere stand oppervlaktes zullen niet toegestaan zijn in de eilanden, maar wel op de overige beursoppervlakte.
De prijs voor een stand reservatie binnen een Themaeiland bedraagt:
voor een stand van 9 m²:
Voor UDIAS leden : EUR 1.690,00
Voor niet-UDIAS leden: EUR 2.175,00
Voor een stand van 12m²:
Voor UDIAS leden: EUR 2.250,00
Voor niet-UDIAS leden: EUR 2.900.

14.2. UDIAS leden genieten van deze belangrijke korting op voorwaarde dat :
- zij reeds lid zijn van UDIAS op het ogenblik van hun inschrijving en hun lidgeld betaald hebben voor het volledig jaar 2012
- zij minstens gedurende het volledige jaar 2013 lid blijven van UDIAS
- zij geen betalingsvertraging hebben t.o.v. UDIAS (met uitzondering van een geaccepteerde betwisting).

14.3.De stands in de Themaeilands zijn samengesteld uit modules van 9 of 12m². Elke stand wordt standaard uitgerust zoals omschreven in artikel 11 van dit reglement.

14.4. Reservatie van stands in een Themaeiland is onderhevig aan goedkeuring door de organisatie. Exposanten dienen een omschrijving in van hun activiteit en een korte motivatie waarom zij een stand wensen te reserveren in de Themaeiland.

15. De stands hebben een maximum hoogte van 2,5m en worden opgebouwd zoals omschreven in artikel 12. De binnenbekleding en decoratie van de stand wordt uitgevoerd door de exposant en mag op geen enkele manier de afmetingen van de stand overschrijden, noch in hoogte, noch in oppervlakte. De exposant mag geen andere tapijttegels gebruiken op zijn standvloer dan de welke door de organisator geleverd/geplaatst wordt.
Tevens is het de exposant niet toegestaan op eigen initiatief welk onderdeel ook van de hun door UDIAS geleverde stand te verwijderen tijdens opbouw, afbouw en de ganse duur van de beurs (voor de enige toegestane uitzondering zie art. 16).
Het is de exposanten niet toegelaten om voorwerpen, voor welk doeleinde ook, te (laten) bevestigen aan het plafond van de beurshal.
Beschadigingen aan het ter beschikking gesteld materiaal moeten door de exposant vergoed worden.

16. Verhoogde vloeren
Het gebruik van een verhoogde vloer in de stands is toegestaan, voornamelijk bij stands met veel elektrische bedrading.
Bij het gebruik van een verhoogde vloer in de stand moet rekening worden gehouden met het volgende:
- de organisator dient minimum 1 maand voor de start van het evenement ervan op de hoogte gebracht te worden dat de exposant een verhoogde vloer zal plaatsen in zijn stand;
- de maximale hoogte van de verhoogde vloer is 10cm, gemeten vanaf de vloer van het gebouw tot en met de bovenzijde van de verhoogde vloer;
- de zijkanten moeten gesloten zijn en op een nette wijze worden afgewerkt;
- zij dienen binnen de rooilijnen van de stand te worden gelegd;
- de bovenzijde van de verhoogde vloer wordt afgewerkt met de tapijttegels die de organisator ter beschikking stelt en die in alle stands van de beurs van dezelfde kleur en formaat moeten zijn;
- de hoogte van de stand (wanden) incl. de verhoogde vloer is 2,5m.
Exposanten die hun stand voorzien van een verhoogde vloer, worden verzocht rekening te houden met de toegankelijkheid voor iedereen en ervoor te waken dat de opstap die gecreëerd wordt door de verhoogde vloer geen hindernis vormt.

17. In de forfaitaire huurprijs per module van 12m² is begrepen: de huur van de oppervlakte, de stand, verlichting (zie artikel 12), de toegangskaarten voor de bezoekers, promotiemateriaal (= zelfklevers, affiches en digitaal logo van Laborama), de inschrijving in de online catalogus à rato van 700 karakters (incl. spaties, cijfers, …) in 3 talen per module van 12m², vermelding van firmanaam en standnummer in de online exposantenlijst
De teksten voor de catalogus in de taal van uw keuze worden via de bestelmodule op de Laborama website www.laborama.be verstuurd naar de organisator.
De verantwoordelijkheid voor de gegevens opgenomen in de websitecatalogus ligt volledig bij de exposant. Hij is rechtstreeks verantwoordelijk voor het invoeren van juiste adresgegevens, teksten, selectie van productrubrieken, opnemen van zijn logo,… UDIAS kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor vergissingen van welke aard ook die in dit verband gemaakt worden.
UDIAS aanvaardt ook geen enkele aansprakelijkheid tegen derden, mochten de exposantengegevens onjuist zijn.

18. Een firma kan opgenomen worden in de on-line catalogus van Laborama zonder deel te nemen aan de vakbeurs. Een opname in de on-linecatalogus van Laborama kost EUR 1.500, - (excl. BTW). Deze prijs geldt per vakbeurs en niet per jaargang (indien er in dat jaar meer dan 1 vakbeurs zou worden georganiseerd).

19. Uitsluitend het bestuur van UDIAS bepaalt de indeling van de tentoonstelling en de toewijzing van de standplaatsen.
Bij het toekennen van de standplaatsen wordt rekening gehouden met de volgende criteria:
a. datum van inschrijving
b. gereserveerde oppervlakte
c. UDIAS lid of niet-UDIAS lid
d. datum van betaling van de beursdeelname
Bij de inschrijving staat het de exposant vrij om zijn voorkeur voor een standplaats kenbaar te maken.
Deze informatie is louter indicatief en kan de organisator niet binden. De organisator dient de toewijzing van standplaatsen niet te motiveren.
Echter, de organisator verbindt zich ertoe de toewijzing van de standplaatsen naar best vermogen uit te voeren en maximaal rekening te houden met de opgegeven voorkeur volgens bovenvermelde criteria, de beschikbaarheid van standplaatsen en het reglement.

20. Bij gelijke inschrijving (qua datum en/of oppervlakte) van een UDIAS lid en een niet-UDIAS lid, krijgt het UDIAS lid voorrang bij het toekennen van de standplaats.

21. Udias behoudt zich het recht voor de plannen van de beurs te wijzigen en bijgevolg de inplanting van de standenbouw te veranderen indien dit nuttig of noodzakelijk blijkt, zonder dat de exposant recht kan doen gelden op een schadevergoeding. Het grondplan van de beurs wordt ter indicatieve titel verstrekt en zal, wanneer de organisator het noodzakelijk acht, worden aangepast aan de evolutie van de beurs.
In het kader van de optimalisatie van de beurs mag de organisatie beslissen om een exposant een andere standplaats toe te wijzen. Deze nieuwe toewijzing kan enkel gebeuren met het akkoord van de exposant in kwestie.

22. Bijkomende diensten kunnen online besteld worden via www.laborama.be bij de diverse leveranciers die opgenomen zijn in het technisch dossier dat ter beschikking is van elke exposant. Deze diensten worden aan de exposanten gefactureerd.

23. Udias biedt de exposanten ook gratis diensten aan.
Hierna volgt een niet-beperkende lijst van gratis aangeboden diensten:
- opname in de zoekmotor en in de online catalogus
- parkeerplaatsen
- deelname aan de exposantendrink
- toegang tot wireless netwerk tijdens de beursdagen
- vermelding van firma op gedrukte beursplattegrond
- logo in de streamer vermeld op de Laborama website
- logo naast de firmanaam in de exposantenlijst op de Laborama website
- Reinigen van de stands en van de gangen
Deze diensten kunnen op geen enkel ogenblik beschouwd worden als een verworven recht en Udias behoudt zich het recht voor de gratis aangeboden diensten te allen tijde te herzien.
D.w.z. dat zij, zonder inspraak van derden, kan beslissen gratis diensten toe te voegen of gratis diensten te schrappen. Exposanten hebben hiertegen geen verhaal.
Exposanten die om welke reden dan ook beslissen om geen beroep te doen op deze diensten, kunnen in geen geval aanspraak maken op financiële compensatie voor genoemde diensten.

24. Opbouw :
De dag vóór de tentoonstelling richten de exposanten hun stands in van 12u00 tot 21u00. De dag van de tentoonstelling kunnen zij de inrichting voltooien van 07u00 tot 09u00.

25. Openingsuren de dag van de tentoonstelling :
14 maart 2013 15 maart 2013
bezoekers: van 09u30 tot 16u30 bezoekers: van 09u30 tot 16u30
exposanten: van 07u00 tot 18u30 exposanten: van 08u30 tot 21u00
De standen moeten bemand zijn tijdens de openingsuren voor de bezoekers.

26. Afbouw :
Aan het einde van de 2de tentoonstellingsdag (15/03/2013) ontruimen de exposanten hun stands volledig van 16u30 tot 21u00.
Indien de door de exposant gebruikte stand niet tijdig of volledig is ontruimd of indien deze niet wordt opgeleverd in de staat, waarin die hem ter beschikking werd gesteld, is de organisator bevoegd op kosten van de exposant de nodige maatregelen te nemen.

27. Het is de exposanten niet toegestaan materiaal, producten, documentatie, posters, … te verwijderen van hun stands voor het officiële sluitingsuur van Laborama (vrijdag 16u30) tenzij schriftelijke toelating van de organisatie. De exposant dient hiervoor een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de organisatie.

28. De namen en de standnummers van de exposanten worden door de organisator op de friezen aangebracht. De exposanten mogen geen naam, publiciteit of logo aanbrengen op de bestaande friezen of op de buitenzijde van de stands. Ook in de gangen of andere gemeenschappelijke ruimtes (met inbegrip van de ingangen tot de tentoonstellingen) is het de exposanten niet toegestaan publiciteit te maken of om activiteiten te ontplooien buiten zijn stand.
Inbreuken op deze regel geven aanleiding tot het onmiddellijk verwijderen van de ten onrechte aangebrachte naam, publiciteit, logo….

29. Het is deelnemers niet toegestaan, prijslijsten, catalogen, circulaires en dergelijke van door hen of anderen gevoerde goederen buiten de stands te verdelen of te laten verdelen. Enkel op de plaatsen die door UDIAS bestemd worden voor het plaatsen van publiciteit in de tentoonstellingsruimte, mag de exposant gedrukte/geprinte brochures/folders plaatsen. Deze brochures/folders moeten betrekking hebben op de producten die de exposant vertegenwoordigt. Inbreuken vastgesteld op deze regel, zijn aanleiding tot het onmiddellijk verwijderen van de ten onrechte aangebrachte namen, prijslijsten, catalogen, circulaires, brochures/folders, publiciteit, logo’s en dergelijke.

30. De organisator (UDIAS) verzekert het materiaal waarmee de stands worden opgebouwd,
UDIAS onderschrijft een verzekeringspolis, die de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie tegenover derden dekt, in de gemeenschappelijke delen, buiten de standen.
De exposanten zijn verplicht hun eigen materiaal te verzekeren.
De exposant is verantwoordelijk voor en is verplicht zich te verzekeren tegen alle schade, van welke aard ook, die veroorzaakt wordt door toedoen van zichzelf, zijn personeel, personen die voor hem werken of op elke andere wijze onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
De exposanten verzaken alle verhaal tegen de organisator, de eigenaars of de huurders van de gebouwen, voor alle schade berokkend aan het tentoongestelde materiaal, de standconstructie, enz. voor welke reden ook.
De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke diefstal, schade, brand, ontvreemding e.d. aan tentoonstellingsmateriaal of andere goederen die zich in de beurshallen bevinden.
Om diefstal te vermijden, vraagt de organisator om geen waardevolle voorwerpen op zichtbare en/of gemakkelijk toegankelijke plaatsen achter te laten.

31. Elektriciteit
31. 1. Elke exposant heeft recht op 2.000Watt elektrische vermogen per gereserveerde oppervlakte van 12m².
Dit elektrisch vermogen omvat ook de verlichting in de stand, die 400Watt per gereserveerde oppervlakte van 12m² verbruikt. De exposant houdt hiermee rekening bij het berekenen van het totale vermogen van zijn elektrische installaties in de stand.
De aansluiting van de elektrische installaties van de stands op het elektriciteitsnet van de hal zal uitsluitend geschieden door de erkende installateur welke door de beursorganisatie is aangesteld. De exposant zal op voorhand zijn benodigde bijkomende stroomvoorzieningen specificeren en kenbaar maken aan de organisator, via het daarvoor bestemde on-line bestelformulier.
De organisator is enkel gehouden de voorzieningen te leveren welke in de betreffende hal technisch uitvoerbaar en haalbaar zijn. Het niet-leverbaar zijn van een bepaalde voorziening zal geen aanleiding geven tot enige vergoeding of terugbetaling aan de exposant, zelfs wanneer de leverantie in beginsel door onkundigheid of onwetendheid is toegezegd door de organisatie.
31.2. De exposant beperkt zoveel mogelijk het gebruik van elektriciteit voor apparaten/apparatuur die niet tot hun presentatie horen. Dit geldt voor extra verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers…
(voor catering mogelijkheden: zie art. 31).
Het elektrisch vermogen dat nodig zou zijn voor het gebruik van vermelde soort apparaten zal bij de exposant automatisch aanleiding zijn tot het plaatsen van een bestelling voor bijkomende elektriciteit.
Elke elektriciteitspanne of onderbreking die een gevolg is van het niet naleven van deze regel zal verhaald worden op de exposant in kwestie.

32. In het geval dat de exposant inbreuk pleegt op het reglement, handleiding of op andere wijze in gebreke blijft tov gemaakte afspraken of overeenkomsten, heeft de organisatie het recht de elektriciteit in de stand van de exposant onverwijld af te sluiten tot de betwisting geregeld wordt.

33. Er wordt catering ter beschikking gesteld van de exposanten. Hiervoor voorziet de organisator een zone in de tentoonstellingsruimte.
Exposanten kunnen hun consumpties betalen in de cateringzone(s) ter plaatse: cash, met bancontact of creditcard (Visa) of met vooraf bestelde (en betaalde) vouchers. Niet-gebruikte vouchers worden niet teruggenomen.
Exposanten kunnen met de door de organisatie aangeduide cateraar schikkingen treffen voor het vooraf bestellen van catering.

34. Na de vakbeurs Laborama (per locatie) wordt een adressenbestand van de bezoekers opgesteld. Dit adressenbestand kan enkel ter beschikking gesteld worden van exposanten die effectief aan de desbetreffende beurs deelnamen. UDIAS behoudt zich het recht voor om deze bestanden tegen betaling ter beschikking te stellen.
De bestanden worden geleverd nadat de exposant zijn factuur voor deze dienst voldaan heeft.

35.In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisator.

36. Geschillen. De exposanten verbinden zich ertoe de bepalingen van huidig reglement na te leven.
Ieder geschil met betrekking tot Laborama valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel (België) bevoegd.