REGLEMENT DE PARTICIPATION A L’EXPOSITION LABORAMA 2012

Ce règlement est d’application pour chaque exposition Laborama organisée par Udias. En 2012, l’édition de Laborama prend la forme d’un salon de 2 jours. Les prix mentionnés ci-dessous sont d’application pour le salon 2012 et s’entendent hors TVA.

1. L’inscription comme exposant à Laborama est ferme et définitive. Par leur inscription les exposants s'engagent à respecter les dispositions du règlement de participation à Laborama, et toute disposition nouvelle adoptée par les organisateurs dans l'intérêt du salon.

2. Par leur participation à Laborama, les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur du laboratoire.
La participation à Laborama est ouverte tant aux membres qu’aux non-membres d’Udias, bien que la participation d’un non-membre UDIAS ne sera acceptée que si l’organisation UDIAS estime que l’activité commerciale de la société non-membre est en rapport direct avec le secteur du laboratoire.
En plus, l’organisation UDIAS se réserve le droit de refuser l’inscription des sociétés qui n’ont pas un siège commercial en Belgique ou qui n’y exercent pas d’activité commerciale directe.

3. L’organisateur se réserve le droit de refuser ou d’accepter une demande de participation à Laborama, à tout instant et pour quelque raison que ce soit.

4. Le prix d'un stand est facturé en 1 fois. La facture pour la réservation de stand est redevable à échéance et au plus tard 2 semaines avant le début du salon. Dans le cas où le montant redevable reste (même partiellement) impayé, l’organisation se réserve le droit de mettre fin à la participation de l’exposant à Laborama en respectant les clauses et obligations telles que décrites dans l’article 8 du présent règlement.

5. Prix forfaitaire par module de 12m ² pour un stand à Laborama Bruxelles:
Pour les membres Udias: EUR 2.250,00
Pour les non-membres Udias : EUR 2.900,00
Les membres UDIAS bénéficient de cette réduction intéressante aux conditions suivantes :
- Ils sont membres d’Udias au moment de leur inscription et ont payé leur cotisation pour l'année complète 2011
- Ils restent membres de l’UDIAS jusqu’à fin 2012 au moins
- Ils n'ont pas de retard de paiement envers UDIAS (à l'exception d'un litige accepté)

6. Les prix mentionnés s’entendent hors 21% TVA.
Depuis le 1er Janvier 2011 la TVA est due dans le pays où l'exposant est situé.
Les exposants étrangers (avec un numéro de TVA non-belge) recevront à partir de cette date des factures sans TVA pour toutes les prestations de services rendus dans le cadre d'une participation à un salon (y compris le stand) à l'exception des frais faits pour la restauration pour leqsuel sla TVA reste due dans le pays où le service est matériellement exécuté.

7. UDIAS accepte des réservations de stands jusqu’à 5 semaines avant la date de l’exposition. Après ce délai, l’inscription de l’exposant n’est plus garantie, ni sa présence dans le catalogue.
Cette règle est également d’application pour toute réservation de stand, pour laquelle la facture reste impayée 2 semaines avant le début du salon Laborama.

8. En cas d’annulation par l’exposant les frais suivants seront en tout cas redevables à UDIAS :
- plus de 60 jours avant l’évènement : 10% du montant total
- de 60 jours à 30 jours avant l'évènement: 30% du montant total
- de 30 à 14 jours avant l'évènement: 50% du montant total
- moins de 14 jours avant l’évènement: 75% du montant total

9. L’organisateur UDIAS a l’obligation de confirmer toute demande de participation à Laborama par e-mail endéans les 3 semaines suivant la date de réception de la demande de participation au salon. Un refus ne sera pas motivé par l’organisateur.
Si l’exposant (potentiel) n’a pas reçu de réponse dans le dit délai, il doit considérer son enregistrement comme non-existant et réintroduire une nouvelle demande auprès de l’organisateur UDIAS.

10. Description de l’aménagement d’un stand d’un module de 12m² : parois gris clair, aluminium blanc, tapis (stand et allées), 4 spots, frise (N° de stand + nom de l’exposant, lettrage standard), 1 prise avec une puissance maximale 2.000W (voir également article 28).
Sur demande et moyennant un supplément de prix une réserve peut être installée dans le stand.

11. La surface minimale des stands mise à disposition des exposants est de 12m², la surface maximale étant de 72m². Une surface de 60m² ou un stand en forme de L ne seront pas autorisés

Dans les cas de réservation d’une surface de 48m² ou de 72m², l’exposant a la possibilité de réserver :
- des modules en lignes (tous les modules en ligne)
- des modules en 1 bloc (modules en mode dos à dos)
De plus il est possible de réserver un nombre de modules en face à face, de chaque côté du couloir, à condition que le nombre de modules réservés soit de minimum 2 et maximum 3 modules en ligne et que le couloir ne fasse pas partie intégrante du stand. La seule fonction du couloir est d'assurer le passage des visiteurs.

Pour les réservations de moins de 48m² les modules seront toujours construits en ligne.

12. La hauteur maximale des stands est de 2,5m. Les stands seront construits comme décrit à l’article 10 ci dessus. La décoration intérieure du stand, telle qu'établie par l’exposant, ne peut en aucun cas excéder les limites du stand ni en hauteur, ni en surface. Le sol du stand est obligatoirement revêtu par les dalles de tapis installés/mis à disposition par l’organisateur.
En plus, l’exposant ne peut pas enlever de sa propre initiative, quelconque partie du stand qui lui a été fournie par l’organisateur ni pendant le montage, le démontage ou toute la durée du salon (pour la seule exception voir art. 13).
Les exposants ne peuvent pas (faire) suspendre d’objets, pour quelque raison que ce soit, au plafond de la halle d’exposition.
Tout dommage causé au matériel mis à disposition de l’exposant doit être remboursé par celui-ci.

13. Planchers surélevés
L'utilisation d'un plancher surélevé dans les stands est autorisée, notamment pour les stands avec un câblage électrique important
Dans le cas où un plancher surélevé est effectivement construit dans un stand, l’exposant doit respecter les règles suivantes:
- L'organisateur doit être informé au minimum un mois avant le début de l’évènement du fait que l’exposant prévoit un plancher surélevé dans son stand ;
- La hauteur maximale du plancher surélevé est de 10cm, mesurée à partir du sol des halles d’exposition jusqu’ au dessus du plancher surélevé;
- Les parties latérales du plancher doivent être fermés et avoir un niveau de finition correcte;
- le plancher surélevé doit être aligné avec le stand;
- Le dessus du plancher surélevé est revêtu des dalles de tapis mis à disposition par l'organisateur. Il est impératif que les dalles de tapis soient uniformes en taille et couleur, dans tous les stands.
- La hauteur du stand (cloisons), y compris le plancher surélevé est de 2,5 m.
Les exposants qui installent un plancher surélevé dans leurs stands, sont priés de maintenir l'accessibilité de leur stand et de veiller à ce que la marche ne soit pas un obstacle.

14. Les prix forfaitaires mentionnés comprennent : la surface, le stand, l’éclairage (voir art. 4), les cartes d’entrée visiteurs, et le matériel de promotion (= affiches, autocollants et un logo digital de Laborama). L’inscription dans le catalogue est également comprise à raison de 10 lignes (max. 700 caractères y compris les espacements, lettres, chiffres, …) par module de 12m², de même votre nom de société ainsi que le numéro de stand sur la liste d’exposants on-line.
Les textes établis dans la/les langue(s) de votre choix, sont obligatoirement fournis à l’organisateur via le site web de Laborama : www.laborama.be
L’exposant est seul responsable des données qui seront reprises dans le catalogue imprimé et le site web. L’exposant est seul responsable pour l'exactitude de donnés telles qu'adresses, textes à fournir, la sélection de catégories de produits, logo sur le site web. UDIAS ne peut être tenu responsable en aucune façon pour des erreurs quelconques à l'égard des sujets mentionnés.
UDIAS n’assume aucune responsabilité consécutive d’erreurs dans le contenu des textes soumis par les exposants.

15. Une société peut être reprise dans le catalogue Laborama, sans participer au salon. Une telle insertion dans le catalogue de Laborama coûte EUR 1.500,00 (H TVA). Ce prix est d’application par salon organisé par UDIAS.

16. Seule la direction d’UDIAS décide de l’implantation du salon et de l’attribution des emplacements.
Les emplacements seront attribués sur base des critères suivants :
a. date de l’inscription
b. date du paiement de la facture pour participation
c. membre UDIAS ou non
d. surface réservée
Au moment de l’inscription, les exposants ont la possibilité d’indiquer leur préférence pour l’emplacement de leur stand. Cette information est indicative et UDIAS n’est pas tenu par cette information. L’organisateur ne doit pas motiver sa décision, mais s’engage à attribuer les emplacements au mieux possible et en tenant compte au maximum des desiderata de l’exposant, les critères susmentionnés, la disponibilité des emplacements et le règlement.

17. Dans le cas d’une inscription simultanée (en date et/ou surface) d’un membre UDIAS et d’un non membre UDIAS, le membre UDIAS sera prioritaire pour l’attribution de l’emplacement.

18. L’organisateur se réserve le droit d’adapter le plan du salon et par conséquent de modifier l’implantation des emplacements si cela s’avère utile ou nécessaire sans que cela ne confère aux exposants le moindre droit de revendiquer un remboursement de dommages subis, quelle qu’en soit la forme ou la raison. L’organisateur transmet à l’exposant le plan du salon à titre purement informatif et celui ci sera adapté sur une base régulière selon l’évolution des inscriptions au salon.
Dans le cadre de l’optimisation de la surface du salon, l’organisateur se réserve le droit d’attribuer un nouvel emplacement à un exposant, pour autant que l’exposant marque son accord avec cette proposition.

19. Des services supplémentaires peuvent être commandés via le site web du salon, www.laborama.be , auprès de différents fournisseurs qui seront repris dans le dossier technique mis à disposition de l’exposant. Ces services seront facturés directement aux exposants.

20. UDIAS met gratuitement les services suivants à la disposition des exposants :
- mention dans le moteur de recherche du catalogue on line
- emplacements de parking
- soirée exposants
- accès au réseau Wireless pendant le salon
- mention de la société sur le plan du salon
- logo de l’exposant sur le streamer du site web Laborama
- mise à disposition des containers pour la collecte des déchets et poubelles au salon
Cette liste est une liste non exhaustive.
Ces services ne peuvent en aucun cas être considérés comme acquis et Udias se réserve le droit de revoir sa position quant aux services gratuits offerts.
Ceci implique qu’UDIAS peut à tout moment et sans consultation avec des tierces parties, décider d’ajouter ou de supprimer des services offerts gratuitement.
Les exposants qui ne font pas appel à un ou plusieurs de ces services gratuits, n’ont pas droit à une compensation quelconque.

21. Montage :
Les exposants mettent en place leurs produits, posters et documentation la veille de l’exposition, de 12h00 à 21h00, et le jour de l’exposition de 07h00 à 09h00.

22. Heures d’ouverture pendant l’exposition :
Le 22 et le 23 mars 2012
- visiteurs : de 10 heures à 17 heures - visiteurs : de 10 heures à 17 heures
- exposants : de 07 heures à 18:30 heures - exposants : de 8:30 heures à 21 heures
Une présence de personnel exposant doit être assurée sur stand pendant les heures d’ouverture du salon.

23. Démontage :
Les exposants libèrent leur stand le 23 mars 2012 de 17h00 à 21h00. Les exposants sont priés de respecter l’horaire et de ne pas commencer le démontage avant 17 heures.

24. Il est interdit de d’enlever du matériel, des produits, de la documentation, des affiches….. des stands avant l’heure de fermeture officielle de Laborama (vendredi 17 heures), sauf si l’organisateur en a donné autorisation. L’exposant est tenu d’en faire demande écrite au préalable.

25. Les noms et n° de stands des exposants sont appliqués sur les frises par l’organisateur. Aucune publicité, aucun nom, ne peuvent être ajoutés par les exposants à l’extérieur des stands, sur les frises ou dans les allées (y compris les entrées de l’exposition).Cette interdiction s’étend à toutes les parties communes du salon, y compris les entrées du salon.
Toute infraction constatée donnera lieu à l’enlèvement immédiat du matériel litigieux.

26. Il est interdit aux participants de (faire) distribuer des listes de prix, catalogues, circulaires,…à l’extérieur des stands à l’exception des présentoirs installés par UDIAS à plusieurs endroits dans l’exposition. Ces présentoirs sont destinés aux brochures, dépliants et documents promotionnels des exposants et de leurs produits.

27. L’organisateur  assure le matériel de construction des stands. Les exposants sont tenus d’assurer leur propre matériel. UDIAS souscrit une police d’assurance en responsabilité civile couvrant l’organisation vis à vis des tiers, dans les zones communes, en dehors des stands.
L’exposant est responsable pour et dans l’obligation de s’assurer en responsabilité civile contre tous dégâts, de quelque nature que ce soit, provoquée par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par son personnel, des personnes travaillant pour lui ou sous sa responsabilité.
Les exposants renoncent à toute recours contre l'organisateur, les propriétaires ou les locataires de l’immeuble, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction de stand, etc. pour quelque raison que ce soit
L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable en cas de vol, dégâts, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d’autre biens qui se trouvent dans les halles d'exposition.
Afin de minimiser les risques de vol, l’organisateur demande de ne pas laisser des objets de valeur à un endroit visible ou facile d’accès.

28. Electricité
28.1. Par module de 12m² une puissance électrique de 2.000 Watt est prévue.
Par module de 12m² 400 Watt de cette puissance est réservée pour l’éclairage. L’exposant en tient compte pour le calcul de la puissance électrique totale nécessaire pour son stand.
Seul l’installateur accrédité par l’organisateur du salon aura le droit de faire les raccordements électriques dans les stands et au réseau d’électricité des halles d’exposition.
L’exposant sera dans l’obligation de bien spécifier et communiquer à l’organisateur du salon la puissance électrique requise dans son stand en utilisant le bon de commande ‘commande pour l’électricité supplémentaire’ du manuel du salon on-line.
L’organisateur est tenu à fournir cette alimentation en électricité que pour autant qu’elle soit disponible et techniquement réalisable La non-disponibilité d’une alimentation ne donnera pas lieu à un remboursement quelconque à l’exposant, même dans les cas où l’organisateur a, par ignorance, approuvé au départ l’alimentation.

28.2. L'exposant est tenu à limiter au maximum la consommation d’électricité pour des appareils / équipements qui ne sont pas directement liés à leur présentation, comme de l’éclairage supplémentaire, des cafetières, des bouilloires ...
(Pour les possibilités de catering : voir l'article 31)
La puissance électrique nécessaire pour l'utilisation de tels dispositifs sera commandé séparément en utilisant le bon de commande on-line ‘commande pour l’électricité supplémentaire’ dans le manuel de l’exposant.
Les conséquences de toute panne/coupure de courant liée au non respect de cette règle seront facturées à l'exposant en cause.

29. Toute infraction au règlement du chef de l’exposant ou non respect d’accords permettra à l’exposant de couper sans délai le courant dans le stand de l’exposant jusqu’à solution du litige.

30. Pour toutes les situations qui ne sont pas reprises dans ce règlement , l’organisateur prend la décision finale.

31. Un service traiteur est mis à disposition des exposants. L’organisateur réserve aux exposants une zone restauration dans l’exposition proprement dite.
Les exposants peuvent payer leurs consommations sur place soit au grand comptant, soit avec des cartes de paiement ou de crédit, soit avec des bons de consommations précommandés et prépayés auprès de l’organisateur. Les bons de consommations non-utilisés ne seront pas repris.
Les exposants ont la possibilité de précommander du catering directement auprès du traiteur officiel du salon.

32. Annulation
Les exposants seront immédiatement mis au courant en cas d’annulation du salon pour raison de force majeure ou indépendante de la volonté de l’organisateur. Les montants disponibles, après paiement de toutes les dépenses, seront répartis entre les exposants au prorata des sommes versées par eux. Les exposants renoncent à toute demande d’indemnité payable par l'organisateur.

33. Laborama établit un fichier d’adresses des visiteurs après le salon. Ce fichier n’est proposé qu’aux seules sociétés qui ont effectivement participé comme exposant à l’exposition en question. UDIAS se réserve le droit de vendre les fichiers d’adresses visiteurs.
Le fichier d’adresses sera fourni à l’exposant après réception par UDIAS du paiement de la facture correspondant à ce service.

34. Litiges. Les exposants s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles.