REGLEMENT DE PARTICIPATION A L’EXPOSITION LABORAMA 2013

Ce règlement est d’application pour chaque salon professionnel « Laborama » organisé par UDIAS. En 2013, Laborama prend la forme d’un seul salon de 2 jours. Les prix mentionnés ci-dessous sont d’application pour ce salon de 2013 et s’entendent hors TVA.

1. L’inscription comme exposant à Laborama est ferme et définitive. Par leur inscription, les exposants s'engagent à respecter les dispositions du règlement de participation à Laborama, et toute disposition nouvelle adoptée par les organisateurs dans l'intérêt du salon.

2. Par leur participation à Laborama, les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur du laboratoire.
La participation à Laborama est ouverte aussi bien aux membres qu’aux non/membres d’UDIAS, bien que la participation d’un non membre UDIAS ne soit acceptée que si l’organisation UDIAS estime que l’activité commerciale de la société non/membre est en rapport direct avec le secteur du laboratoire.
En plus, l’organisation UDIAS se réserve le droit de refuser l’inscription des sociétés qui n’ont pas un siège commercial en Belgique ou qui n’y exercent pas d’activité commerciale directe.

3. L’inscription des sociétés se fait sous leur nom. Seule la société qui s’inscrite sera considérée par l’organisateur comme exposant effectif. Ce n’est qu’à cette société que les services, décrits dans le règlement, seront accordés. Il est interdit à l’exposant de céder à un tiers l’entièreté ou une partie de son stand, sous quelle dénomination ou titre que ce soit. Dans le cas où l’exposant déciderait, malgré tout, de partager son stand avec des tiers, ceux-ci ne pourront prétendre aux services d’UDIAS et ne pourront faire valoir aucun droit.

4. Les inscriptions se font uniquement on-line via le formulaire d’inscription repris sur le site web www.laborama.be.

5. L’organisateur se réserve le droit de refuser ou d’accepter une demande de participation à Laborama, à tout instant et pour quelque raison que ce soit.

6. Le prix d'un stand est facturé en 1 fois. La facture pour la réservation de stand est redevable à la date d’échéance et, au plus tard, 2 semaines avant le début du salon. Dans le cas où le montant redevable reste (même partiellement) impayé, l’organisation se réserve le droit de mettre fin à la participation de l’exposant à Laborama, en respectant les clauses et obligations telles que décrites dans l’article 10 du présent règlement.

7. Prix forfaitaire par module de 12 m ² pour un stand à Laborama - Bruxelles:
Pour les membres UDIAS: EUR 2.250,00
Pour les non/membres UDIAS : EUR 2.900,00
Les membres d’UDIAS bénéficient de cette réduction intéressante s’ils répondent aux conditions suivantes :
- Ils sont membres de l’UDIAS au moment de leur inscription et ont payé leur cotisation pour l'année complète de 2012.
- Ils restent membres de l’UDIAS jusqu’à la fin de l’année 2013 au moins.
- Ils n'ont pas de retard de paiement envers UDIAS (à l'exception d'un litige accepté).

8. Les prix mentionnés s’entendent hors TVA de 21%.
Depuis le 1er janvier 2011, la TVA est redevable dans le pays où l'exposant est établi.
Les exposants étrangers (en possession d’un numéro de TVA non/belge) recevront, à partir de cette date, des factures sans TVA pour toutes les prestations de services rendus dans le cadre d'une participation à un salon (y compris le stand), à l'exception des frais de restauration pour lesquels la TVA reste redevable dans le pays où le service est matériellement exécuté.
9. UDIAS accepte des inscriptions jusqu’à 5 semaines avant la date du salon. Passé ce délai, UDIAS ne peut garantir ni la réservation de l’exposant ni la fourniture de tous les services y attenant.
Cette règle est également d’application pour toute réservation de stand, pour laquelle la facture reste impayée 2 semaines avant le début du salon Laborama.

10. En cas d’annulation par l’exposant les frais suivants seront en tous cas redevables à UDIAS :
- plus de 60 jours avant l’évènement: 10% du montant total
- de 60 jours à 30 jours avant l'évènement: 30% du montant total
- de 30 à 14 jours avant l'évènement: 50% du montant total
- moins de 14 jours avant l’évènement: 75% du montant total

11. L’organisateur confirmera ou refusera, par email, chaque demande de participation à Laborama endéans les 3 semaines suivant la date de réception de la demande de participation. Un refus ne sera pas motivé par l’organisateur.
Si l’exposant (potentiel) n’a pas reçu de réponse endéans ce délai, il doit considérer que sa demande n’a pas été enregistrée et doit réintroduire une nouvelle demande auprès de l’organisateur UDIAS.

12. Les stands à Laborama sont composés de modules de 12 m².
Description de l’aménagement d’un stand d’un module de 12 m²: parois gris clair, montants en aluminium blanc, frise (N° de stand + nom de l’exposant, lettrage standard), 4 spots, 1 raccordement électrique d’une puissance maximale de 2.000 W (voir également article 28).
Le stand et les allées sont recouverts de tapis. Sur demande et moyennant un supplément de prix, une réserve peut être installée dans le stand.

13. La superficie minimale des stands mise à disposition des exposants est de 12 m² (=1 module). La superficie maximale étant de 72 m² (= 6 modules). Une superficie de 60 m² (= 5 modules) ou un stand en forme de L ne seront pas autorisés

Dans les cas d’une superficie de 48 m² ou de 72 m², l’exposant a la possibilité de réserver:
- une implantation de modules en ligne (tous les modules côte à côte)
- une implantation de modules en bloc (modules « dos à dos », sans parois de séparation)
- une implantation de modules « face à face », de chaque côté du couloir, à condition que le nombre de modules réservés soit de minimum 2 et maximum 3 modules en ligne. Il n’est pas permis de considérer l’allée comme faisant partie intégrante du stand. La seule fonction de l’allée étant d'assurer le passage des visiteurs.
Pour les réservations de moins de 48 m² les modules seront toujours implantés en ligne.

14. Ilots thématiques
14.1. L’organisateur peut décider d’implanter des îlots thématiques. Ces îlots sont spécifiquement réservés aux sociétés dont la spécialité sera précisée ultérieurement.
Pour l’édition de 2013, deux (2) îlots thématiques seront implantés, 1 premier destiné aux sociétés spécialisées en biotechnologie et 1 second destiné aux sociétés spécialisées en diagnostique. Les exposants qui souhaitent réserver leur stand sur ces îlots peuvent opter pour un stand de 9 m² ou de 12 m². D’autres superficies de stands ne seront pas autorisées dans ces îlots, mais bien dans le reste du salon.
Le prix de réservation d’un stand dans un îlot thématique s’élève à:
Pour un stand de 9 m²:
Pour les membres d’ UDIAS : EUR 1.697,00
Pour les non/membres d’UDIAS: EUR 2.175,00
Pour un stand de 12 m²:
Pour les membres d’ UDIAS : EUR 2.250,00
Pour les non/membres d’UDIAS: EUR 2.900,00
14.2. Les membres UDIAS bénéficient de cette réduction intéressante s’ils répondent aux conditions suivantes :
- Ils sont membres de l’UDIAS au moment de leur inscription et ont payé leur cotisation pour l'année complète 2012.
- Ils restent membres de l’UDIAS jusqu’à la fin de l’année 2013 au moins.
- Ils n'ont pas de retard de paiement envers UDIAS (à l'exception d'un litige accepté).

14.3. Les stands des îlots thématiques sont composés de modules de 9 m² ou de 12 m². Chaque stand disposera de l’équipement standard, tel que décrit dans l’article 11 de ce règlement.
14.4. L’acceptation de la réservation de stands dans l’îlot est sujette à approbation par l’organisation. Les exposants doivent soumettre une description de leur activité ainsi qu’une motivation succincte de la raison pour laquelle ils souhaitent réserver un stand dans l’îlot thématique.

15. La hauteur maximale des stands est de 2,50 m. Les stands seront construits comme décrit à l’article 12 ci-dessus. La décoration intérieure du stand, telle qu'établie par l’exposant, ne peut en aucun cas excéder les limites du stand ni en hauteur, ni en surface. Le sol du stand est obligatoirement revêtu par les dalles de tapis installés/mis à disposition par l’organisateur.
De plus, l’exposant ne peut pas enlever de sa propre initiative, quelconque partie du stand qui lui a été fournie par l’organisateur ni pendant le montage, le démontage ou toute la durée du salon (pour la seule exception voir art. 16).
Les exposants ne peuvent pas (faire) suspendre d’objets, pour quelque raison que ce soit, au plafond du hall d’exposition.
Tout dommage causé au matériel mis à disposition de l’exposant doit être dédommagé par ce dernier.

16. Planchers surélevés
L'utilisation d'un plancher surélevé dans les stands est autorisée, notamment pour les stands avec un câblage électrique important.
Dans le cas où un plancher surélevé est effectivement construit dans un stand, l’exposant doit respecter les règles suivantes:
- l'organisateur doit en être informé au minimum un mois avant le début de l’évènement;
- la hauteur maximale du plancher surélevé est de 10 cm, mesurée à partir du sol du hall d’exposition jusqu’à la partie supérieure du plancher surélevé;
- les parties latérales du plancher doivent être fermées et jouir d’un niveau de finition correcte;
- le plancher surélevé doit être aligné avec le stand;
- le dessus du plancher surélevé doit être revêtu des dalles de tapis mis à disposition par l'organisateur. Il est impératif que les dalles de tapis soient uniformes en taille et couleur, dans tous les stands.
- la hauteur du stand (cloisons), tenant compte du plancher surélevé reste: 2,50 m.

Les exposants qui installent un plancher surélevé dans leur stand sont priés de veiller à l’accessibilité pour tous et de faire en sorte que cette surélévation ne crée pas d’obstacle.

17. Le prix forfaitaire de location par module de 12 m² comprend:
- la mise à disposition de la surface, le stand, l’éclairage (voir art. 12), les cartes d’entrée visiteurs, et le matériel de promotion (= affiches, autocollants et logo digital de Laborama).
- l’insertion dans le catalogue on-line d’un texte de 700 caractères (y compris les espacements, lettres, chiffres, …) en 3 langues.
- l’insertion, dans la liste des exposants on-line des exposants, du nom de la société et du numéro de stand.

Les textes pour le catalogue on-line rédigés dans la/les langue(s) de votre choix, sont obligatoirement transmis à l’organisateur via le site web de Laborama: www.laborama.be
L’exposant est seul responsable des données qui seront reprises dans le catalogue du site web. L’exposant est seul responsable pour l'exactitude des données telles qu'adresses, textes, sélection de catégories de produits, logo sur le site web. UDIAS ne peut, en aucun cas, être tenu responsable de toute erreur y afférent. UDIAS n’assumera aucune responsabilité vis-à-vis des tiers dans le cas de données incorrectes d’exposants.

18. Une société peut être reprise dans le catalogue on-line Laborama, sans pour autant participer au salon. Une telle insertion dans le catalogue on-line de Laborama coûte EUR 1.500,00 (hors TVA). Ce prix est d’application par salon professionnel organisé par UDIAS et non par année (si plus d’un salon professionnel est organisé durant cette année).

19. Seule la direction d’UDIAS décide de l’implantation du salon et de l’attribution des emplacements.
Les emplacements seront attribués sur base des critères suivants:
a. date de l’inscription
b. surface réservée
c. membre UDIAS ou non
d. date du paiement de la facture pour participation
Au moment de l’inscription, les exposants ont la possibilité d’indiquer leur préférence pour l’emplacement de leur stand. Cette information est purement indicative sans lier UDIAS. L’organisateur ne doit pas justifier l’attribution de l’emplacement d’un stand. Toutefois, il s’engage à attribuer les emplacements, au mieux, en tenant compte au maximum des desiderata de l’exposant, suivant les critères susmentionnés, la disponibilité des emplacements et le règlement.

20. Dans le cas d’une inscription simultanée (en date et/ou surface) d’un membre UDIAS et d’un non/ membre UDIAS, le membre UDIAS aura la priorité lors de l’attribution de l’emplacement.

21. L’organisateur se réserve le droit d’adapter le plan du salon et par conséquent, de modifier l’implantation des emplacements si cela s’avère utile ou nécessaire, sans que cela ne confère aux exposants le moindre droit de revendiquer un quelconque dédommagement. L’organisateur transmet à l’exposant le plan du salon à titre purement informatif. Ce plan sera adapté de façon régulière selon l’évolution des inscriptions au salon.
Dans le cadre de l’optimisation du salon, l’organisateur peut attribuer un nouvel emplacement à un exposant, pour autant que l’exposant marque son accord avec cette proposition.

22. Des services supplémentaires peuvent être commandés via le site web du salon, www.laborama.be, auprès des différents fournisseurs repris dans le dossier technique mis à la disposition de l’exposant. Ces services seront facturés directement aux exposants.

23. UDIAS met gratuitement les services suivants à la disposition des exposants :
- mention dans le moteur de recherche du catalogue on-line
- emplacements de parking
- Drink de l’exposant
- accès au réseau Wireless pendant le salon
- mention de la société sur le plan du salon
- logo de l’exposant sur le « streamer » du site web Laborama
- logo à côté du nom de la société dans la liste des exposants sur le site web Laborama
- nettoyage des stands et des allées
Cette liste est non exhaustive.
Ces services ne peuvent en aucun cas être considérés comme acquis et UDIAS se réserve le droit de revoir sa position quant aux services gratuits offerts.
Ceci implique qu’UDIAS peut, à tout moment et sans consultation de tiers, décider d’ajouter ou de supprimer des services offerts gratuitement.
Les exposants n’ont aucun recours.
Les exposants qui ne désirent pas faire usage de ces services ne peuvent en aucun cas avoir droit à une compensation financière.

24. Montage:
Les exposants aménagent leur stand la veille de l’ouverture, de 12 h à 21 h. Ils peuvent terminer leur aménagement le premier jour du salon, de 07 h à 09 h.

25. Heures d’ouverture pendant le salon:
14 mars 2013                                                                     15 mars 2013

visiteurs: de 09 h 30 à 16 h 30                                        visiteurs: de 09 h 30 à 16 h 30
exposants: de 07 h à 18 h 30                                          exposants: de 08 h 30 à 21 h
Une présence de personnel doit être assurée sur le stand pendant les heures d’ouverture du salon.

26. Démontage:
Les exposants libèrent leur stand le dernier jour du salon, le 15 mars 2013, de 16 h 30 à 21 h.
Si le stand de l’exposant n’est pas complètement libéré dans les délais prévus ou si celui-ci n’est pas remis dans l’état initial lors de la mise à disposition, l’organisateur se réserve le droit de prendre les mesures qui s’imposent aux frais de l’exposant.

27. Il est interdit d’enlever, des stands, du matériel, des produits, de la documentation, de la documentation, des affiches…, avant l’heure de fermeture officielle de Laborama (vendredi 16.30 h), sauf autorisation écrite de l’organisateur. L’exposant est tenu d’introduire une demande écrite à ce sujet auprès de l’organisateur. Dans l’intérêt général, l’organisateur peut décider une fermeture anticipative (de maximum deux heures) du salon.

28. Les noms et n° de stands des exposants sont apposés par l’organisateur sur les frises. Il est interdit aux exposants d’ajouter un nom, une publicité ou un logo sur les frises existantes ou sur le côté extérieur de leur stand. Il est également interdit aux exposants de faire de la publicité ou de déployer quelconque activité en dehors de leurs stands, dans les allées ou autres parties communes (y compris les entrées au salon).

29. Il est interdit aux participants de (faire) distribuer des listes de prix, catalogues, circulaires,…à l’extérieur des stands. L’exposant peut placer des brochures, dépliants et documents promotionnels uniquement dans les présentoirs prévus à cet effet par UDIAS à plusieurs endroits dans le salon.
Ces brochures/dépliants doivent avoir trait aux produits présentés par l’exposant. Toute infraction constatée donnera lieu à l’enlèvement immédiat du matériel litigieux.

30. L’organisateur assure le matériel de construction des stands. UDIAS souscrit une police d’assurance en responsabilité civile couvrant son organisation vis à vis des tiers, pour ce qui est des parties communes, hors stands.
Chaque exposant est tenu d’assurer son propre matériel.
Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance exploitation qui le couvre contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, provoqué par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par son personnel, des personnes travaillant pour lui ou sous sa responsabilité.
Les exposants font abandon de recours vis-à-vis de l'organisateur, les propriétaires ou les locataires de l’immeuble, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction du stand, etc., pour quelque raison que ce soit
L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de vol, dégât, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d’autre biens qui se trouvent dans les halls d'exposition.
Afin de minimiser les risques de vols, l’organisateur demande de ne pas laisser des objets de valeur à un endroit visible ou facile d’accès.

31. Electricité
31.1. L’exposant dispose - par module de 12 m² - d’une puissance électrique de 2.000 W. Par module de 12 m², 400 W de cette puissance sont réservés pour l’éclairage. L’exposant doit en tenir compte pour le calcul de la puissance électrique totale nécessaire pour son stand.
Seul l’installateur accrédité par l’organisateur du salon aura le droit d’exécuter les raccordements électriques des stands au réseau d’électricité des halls d’exposition.
L’exposant doit spécifier d’avance et communiquer à l’organisateur du salon la puissance électrique requise pour son stand, en utilisant le bon de commande adéquat repris dans le manuel technique on- line du salon. L’organisateur est tenu de fournir cette alimentation électrique pour autant qu’elle soit disponible et techniquement réalisable. Une impossibilité de mise à disposition d’une alimentation électrique ne donnera pas lieu à un dédommagement ou un remboursement quelconque à l’exposant, même si l’organisateur a, dès le départ, par ignorance ou par incompétence, approuvé le raccordement.

31.2. L'exposant est tenu de limiter au maximum la consommation d’électricité pour des appareils / équipements qui ne sont pas directement liés à la présentation de ses produits/services, comme de l’éclairage supplémentaire, des percolateurs, des bouilloires ... (Pour les possibilités de restauration: voir l'article 31).
La puissance électrique nécessaire pour l'utilisation de tels accessoires sera commandée séparément en utilisant le bon de commande adéquat repris dans le manuel technique on-line du salon.
Les conséquences de toute panne/coupure de courant liée au non-respect de cette règle seront facturées à l'exposant en question.

32. Toute infraction de la part de l’exposant au règlement ou le non-respect des accords ou conventions, donnera à l’organisateur le droit de couper sans délai le courant dans le stand de l’exposant, jusqu’à solution du litige.

33. Un service de « restauration (catering) » est mis à la disposition des exposants. L’organisateur réserve à cet effet une aire de restauration dans le salon.
Les exposants peuvent payer leurs consommations sur place soit au comptant, soit par Bancontact, soit par carte de crédit (Visa), soit par le biais de bons de consommations commandés et payés d’avance. Les bons de consommations non utilisés ne seront pas repris.
Les exposants ont la possibilité de commander à l’avance des services de restauration, directement auprès du traiteur officiel du salon.

34. Laborama établira un fichier d’adresses des visiteurs après chaque salon (par lieu). Ce fichier n’est proposé qu’aux sociétés qui ont effectivement participé en tant exposant au salon en question. UDIAS se réserve le droit de vendre les fichiers d’adresses visiteurs.
Le fichier d’adresses sera fourni à l’exposant après réception du paiement de la facture correspondant à ce service.

35. Pour toutes situations non décrites dans ce règlement, la décision finale appartient à l’organisateur.

36. Litiges. Les exposants s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique).