Ce règlement est d’application pour chaque exposition Laborama organisée par Udias. En 2011, l’édition de Laborama prend la forme d’un salon de 2 jours. Les prix mentionnés ci-dessous sont d’application pour le salon 2011 et s’entendent hors TVA.
1. L’inscription comme exposant à Laborama est ferme et définitive.
2. Par leur participation à Laborama, les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur du laboratoire.
La participation à Laborama est ouverte tant aux membres qu’aux non-membres d’Udias, bien que la participation d’un non-membre UDIAS ne sera acceptée que si l’organisation UDIAS estime que l’activité commerciale de la société non-membre est en rapport direct avec le secteur du laboratoire.
En plus, l’organisation UDIAS se réserve le droit de refuser l’inscription des sociétés qui n’ont pas un siège commercial en Belgique ou qui n’y exercent pas d’activité commerciale directe.
3. L’organisateur se réserve le droit de refuser ou d’accepter une demande de participation à Laborama, à tout instant et pour quelque raison que ce soit.
4. Le prix d'un stand est facturé en 1 fois. La facture pour la réservation de stand est redevable à échéance et au plus tard 2 semaines avant le début du salon. Dans le cas où le montant redevable reste (même partiellement) impayé, l’organisation se réserve le droit de mettre fin à la participation de l’exposant à Laborama en respectant les clauses et obligations telles que décrites dans l’article 8 du présent règlement.
5. Prix forfaitaire par module de 12m ² pour un stand à Laborama Bruxelles:
Pour les membres Udias: EUR 2.200,00
Pour les non-membres Udias : EUR 2.850,00
Les membres UDIAS bénéficient de cette réduction intéressante aux conditions suivantes :
- Ils sont membres d’Udias au moment de leur inscription et ont payé leur cotisation pour l'année complète 2010
- Ils restent membres de l’UDIAS jusqu’à fin 2011 au moins
- Ils n'ont pas de retard de paiement envers UDIAS (à l'exception d'un litige accepté)
6. Les prix mentionnés s’entendent hors 21% TVA.Conformément à la législation de la TVA, la participation à des Foires et Salons, des expositions internationales est considérée comme une prestation de service soumise à la TVA belge, et donc ne peut bénéficier de l’exonération de TVA prévue pour les livraisons de bien intra-communautaires.
Chaque exposant non-belge a la possibilité de demander le remboursement (partiel) de la TVA, pour autant qu'il soit assujetti à la TVA dans sons pays et qu'il remplit certaines formalités administratives.
' Les nouvelles règles sont principalement caractérisées par le fait que les demandes de remboursement de la TVA étrangère devront, à partir du 1er janvier 2010 et sans aucune possibilité de dérogation, être introduites par le requérant ou son mandataire :
• auprès des autorités compétentes de l'Etat membre d'établissement du requérant ;
• par voie électronique -et non plus sur papier-, via le portail électronique mis à disposition à cette fin parl'Etat membre d'établissement du requérant.
… D'autre part, un assujetti établi dans un autre Etat membre de l'UE doit introduire sa demande de remboursement de la TVA belge via le site portail électronique mis à disposition à cette fin par son Etat membre d'établissement. Cette demande doit répondre aux conditions de base et de forme définies par la Directive précitée et par la Belgique en tant qu'Etat membre de remboursement. Après un premier contrôle, l'Etat membre d'établissement du requérant envoie la demande par voie électronique à la Belgique, où elle sera traitée par le Bureau Central de TVA pour Assujettis Etrangers, Cellule remboursement.
Source : Ministère des finances’
Pour la récupération, ainsi que pour des informations complémentaires vous pouvez faire appel à l’instance suivante et prendre directement contact avec celle-ci.
Bureau Central de TVA pour les assujettis étrangers – Contrôle
rue des Palais 48 - 6° étage
1030 Bruxelles
Tel.: +32 (0)257 740 70 – fax (0) 257 963 59
e-mail: contr.tva.bcae@minfin.fed.be
La nouvelle législation a été mise en vigueur à partir du 1 juillet 2009.
7. UDIAS accepte des réservations de stands jusqu’à 5 semaines avant la date de l’exposition. Après ce délai, l’inscription de l’exposant n’est plus garantie, ni sa présence dans le catalogue.
Cette règle est également d’application pour toute réservation de stand, pour laquelle la facture reste impayée 2 semaines avant le début du salon Laborama.
8. En cas d’annulation par l’exposant les frais suivants seront en tout cas redevables à UDIAS :
- de 60 jours à 30 jours avant l'évènement: 30% du montant total
- de 30 à 14 jours avant l'évènement: 50% du montant total.
- moins de 14 jours avant l’évènement: 75% du montant total.
9. L’organisateur UDIAS a l’obligation de confirmer toute demande de participation à Laborama par e-mail endéans les 3 semaines suivant la date de réception de la demande de participation au salon. Un refus ne sera pas motivé par l’organisateur.
Si l’exposant (potentiel) n’a pas reçu de réponse dans le dit délais, il doit considérer son enregistrement comme non-existant et réintroduire une nouvelle demande auprès de l’organisateur UDIAS.
10. Description de l’aménagement d’un stand d’un module de 12m² : parois gris clair, aluminium blanc, tapis (stand et allées), 4 spots, frise (N° de stand + nom de l’exposant, lettrage standard), 1 prise avec une puissance maximale 2.000W.
Sur demande et moyennant un supplément de prix une réserve peut être installée dans le stand.
11. La surface minimale des stands mise à disposition des exposants est de 12m², la surface maximale étant de 72m². Une surface de 60m² ou un stand en forme de L ne sera pas autorisée.
Dans les cas de réservation d’une surface de 48m² ou de 72m², l’exposant a la possibilité de réserver :
- des modules en lignes (tous les modules en ligne)
- des modules en 1 bloc (modules en mode dos à dos)
Par contre il est possible de réserver un nombre de modules en face à face, de chaque côté du couloir, à condition que le nombre de modules réservés soit de minimum 2 et maximum 3 modules en ligne et que le couloir ne fasse pas partie intégrante du stand. La seule fonction du couloir est d'assurer le passage des visiteurs.
Pour les stands de moins de 48m², les modules seront toujours mis côte à côte (sur 1 ligne).
12. La hauteur maximale des stands est 2,5m. Les stands seront construits comme décrit à l’article 10 ci dessus. La décoration intérieure du stand, telle qu'établie par l’exposant, ne peut en aucun cas excéder les limites du stand ni en hauteur, ni en surface. Le revêtement au sol ne peut en aucun cas être modifié par l’exposant.
En plus, l’exposant ne peut pas enlever de sa propre initiative, quelconque partie du stand qui lui a été fournie par l’organisateur ni pendant le montage, le démontage ou toute la durée du salon.
Les exposants ne peuvent pas (faire) suspendre d’objets, pour quelque raison que ce soit, au plafond de la halle d’exposition.
Tout dommage causé au matériel mis à disposition de l’exposant doit être remboursé par celui-ci.
13. Les prix forfaitaires mentionnés comprennent : la surface, le stand, l’éclairage (voir art. 4), les cartes d’entrée visiteurs, et le matériel de promotion (= affiches, autocollants et un logo digital de Laborama). L’inscription dans le catalogue on-line est également comprise à raison de max. 700 caractères (y compris les espacements, lettres, chiffres, …) par module de 12m², de même votre nom de société ainsi que le numéro de stand sur la liste d’exposants on-line.
Les textes établis dans la/les langue(s) de votre choix, sont obligatoirement fournis à l’organisateur via le site web de Laborama : www.laborama.be
Seul l’exposant est responsable pour les données qui seront reprises dans le catalogue imprimé et le site web. L’exposant est seul responsable pour l'exactitude de donnés telles qu'adresses, textes à fournir, la sélection de catégories de produits, logo sur le site web. UDIAS ne peut être tenu responsable en aucune façon pour des erreurs quelconques à l'égard des sujets mentionnés.
UDIAS n’assume aucune responsabilité consécutive d’erreurs dans le contenu des textes soumis par les exposants.
14. Une société peut être reprise dans le catalogue Laborama, sans participer au salon. Une telle insertion dans le catalogue de Laborama coûte EUR 1.500,00 (H TVA). Ce prix est d’application par salon organisé par UDIAS.
15. Seule la direction d’UDIAS décide de l’implantation du salon et de l’attribution des emplacements.
Les emplacements seront attribués sur base des critères suivants :
a. date de l’inscription
b. date du paiement de la facture pour participation
c. membre UDIAS ou non
d. surface réservée
Au moment de l’inscription, les exposants ont la possibilité d’indiquer leur préférence pour l’emplacement de leur stand. Cette information est indicative et UDIAS n’est pas tenu par cette information. L’organisateur ne doit pas motiver sa décision, mais s’engage à attribuer les emplacements au mieux possible et en tenant compte au maximum des desiderata de l’exposant, les critères susmentionnés, la disponibilité des emplacements et le règlement.
16. Dans le cas d’une inscription simultanée (en date et/ou surface) d’un membre UDIAS et d’un non membre UDIAS, le membre UDIAS sera prioritaire pour l’attribution de l’emplacement.
17. L’organisateur se réserve le droit d’adapter le plan du salon et par conséquent de modifier l’implantation des emplacements si cela s’avère utile ou nécessaire sans que cela ne confère aux exposants le moindre droit de revendiquer un remboursement des dommages subis, quelle qu’en soit la forme ou la raison. L’organisateur transmet à l’exposant le plan du salon à titre purement informatif et celui ci sera adapté sur une base régulière selon l’évolution des inscriptions au salon.
Dans le cadre de l’optimisation de la surface du salon, l’organisateur se réserve le droit d’attribuer un nouvel emplacement à un exposant, pour autant que l’exposant marque son accord avec cette proposition.
18. Des services supplémentaires peuvent être commandés via le site web du salon, www.laborama.be, auprès de différents fournisseurs qui seront repris dans le dossier technique mis à disposition de l’exposant. Ces services seront facturés directement aux exposants.
19. UDIAS met gratuitement les services suivants à la disposition des exposants :
- mention dans le moteur de recherche du catalogue on line
- emplacements de parking
- soirée exposants
- accès au réseau Wireless pendant le salon
- mention de la société sur le plan du salon
- logo de l’exposant sur le streamer du site web Laborama
- mise à disposition des containers pour la collecte des déchets et poubelles au salon
Cette liste est une liste non exhaustive.
Ces services ne peuvent en aucun cas être considérés comme acquis et Udias se réserve le droit de revoir sa position quant aux services gratuits offerts.
Ceci implique qu’UDIAS peut à tout moment et sans consultation avec des tierces parties, décider d’ajouter ou de supprimer des services offerts gratuitement.
Les exposants qui ne font pas appel à un ou plusieurs de ces services gratuits, n’ont pas droit à une compensation quelconque.
20. Montage :
Les exposants mettent en place leurs produits, posters et documentation la veille de l’exposition, de 12h00 à 21h00, et le jour de l’exposition de 07h00 à 09h00.
21. Heures d’ouverture pendant l’exposition :
Le 24 mars 2011 le 25 mars 2011
- visiteurs : de 10 heures à 17 heures - visiteurs : de 10 heures à 17 heures
- exposants : de 07 heures à 18:30 heures - exposants : de 8:30 heures à 21 heures
Une présence de personnel exposant doit être assurée sur stand pendant les heures d’ouverture du salon.
22. Démontage :
Les exposants libèrent leur stand le 25 mars 2011 de 17h00 à 21h00. Les exposants sont priés de respecter l’horaire et de ne pas commencer le démontage avant 17 heures.
Dans l’intérêt public, l’organisateur peut décider de fermer le salon plus tôt, avec un maximum de 2 heures avant la fermeture initialement prévue.
23. Il est interdit de d’enlever du matériel, des produits, de la documentation, des affiches….. des stands avant l’heure de fermeture officielle de Laborama (vendredi 17 heures), sauf si l’organisateur en a donné autorisation. L’exposant est tenu d’en faire demande écrite au préalable.
24. Les noms et n° de stands des exposants sont appliqués sur les frises par l’organisateur. Aucune publicité, aucun nom, ne peuvent être ajoutés par les exposants à l’extérieur des stands, sur les frises ou dans les allées (y compris les entrées de l’exposition).Cette interdiction s’étend à toutes les parties communes du salon, y compris les entrées du salon.
Toute infraction constatée donnera lieu à l’enlèvement immédiat du matériel litigieux.
25. Il est interdit aux participants de (faire) distribuer des listes de prix, catalogues, circulaires,…à l’extérieur des stands à l’exception des présentoirs installés par UDIAS à plusieurs endroits dans l’exposition. Ces présentoirs sont destinés aux brochures, dépliants et documents promotionnels des exposants et de leurs produits.
26. L’organisateur (UDIAS) assure le matériel de construction des stands. Les exposants sont tenus d’assurer leur propre matériel. UDIAS souscrit une police d’assurance en responsabilité civile couvrant l’organisation vis à vis des tiers.
L’exposant est responsable pour et dans l’obligation de s’assurer en responsabilité civile contre tous dégâts, de quelle que nature que ce soit, provoquée par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par son personnel, des personnes travaillant pour lui ou sous sa responsabilité.
27. Toute infraction au règlement du chef de l’exposant ou non respect d’accords permettra à l’exposant de couper sans délai le courant dans le stand de l’exposant jusqu’à solution du litige.
28. Un service traiteur est mis à disposition des exposants. L’organisateur réserve aux exposants une zone restauration dans l’exposition proprement dite.
Les exposants peuvent payer leurs consommations sur place soit au grand comptant, soit avec des cartes de paiement ou de crédit, soit avec des bons de consommations précommandés et prépayés auprès de l’organisateur. Les bons de commandes non-utilisés ne seront pas repris.
29. Laborama établit un fichier d’adresses des visiteurs après le salon. Ce fichier n’est proposé qu’aux seules sociétés qui ont effectivement participé comme exposant à l’exposition en question. UDIAS se réserve le droit de vendre les fichiers d’adresses visiteurs.
Le fichier d’adresses sera fourni à l’exposant après réception par UDIAS du paiement de la facture correspondant à ce service.
30. Litiges. Les exposants s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles.